+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как рассчитать загруженность сотрудника в течении одного рабочего дня

Как рассчитать загруженность сотрудника в течении одного рабочего дня

Самофотография рабочего дня — разновидность фотографии рабочего времени, которую сотрудник делает самостоятельно. В статье даем алгоритм составления самофотографии и образец заполнения самофотографии рабочего дня. В течение рабочего дня сотрудник выполняет разные обязанности. Кроме обязанностей, связанных с работой, сотрудник может заниматься и тем, что напрямую к работе не имеет отношения, но неизбежно — делает перерыв на чай, разговаривает с коллегами, ожидает встречу или настраивает компьютер. Сколько времени занимают звонки по телефону?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

В этой рубрике я уже рассказывал о том, как объяснить генеральному директору, чем занимается бухгалтерия и какие продукты она производит. Также мы с вами выясняли, куда уходит время самого главбуха.

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

В этой рубрике я уже рассказывал о том, как объяснить генеральному директору, чем занимается бухгалтерия и какие продукты она производит.

Также мы с вами выясняли, куда уходит время самого главбуха. Сегодня будем разбираться с реальной загрузкой каждого бухгалтера, чтобы понять, насколько эффективно он выполняет возложенные на него обязанности. Для этого необходимо как можно более объективно оценить объем работы, которую ведут ваши сотрудники на закрепленных за ними участках.

И особенно важно провести такую оценку по тем из них, кто больше всего сетует на свою постоянную перегруженность. Как-то раз на одном из моих семинаров сидели рядом две женщины — бухгалтеры из разных компаний.

И одна из них жаловалась на свою судьбу, дескать, слишком много основных средств, а она одна и поэтому зашивается каждый месяц.

Вторая женщина сочувственным голосом отвечала, что ей повезло больше, у нее основных средств не так много, и она все успевает. Самое интересное обнаружилось, когда я попросил их рассказать, о каком именно количестве основных средств идет речь. Выяснилось: у той, что зашивается, их штук. А у той, которая работает спокойно, — 20 , то есть в 10 раз больше!

Оказалось, что проблема не в реальном объеме работы, а в субъективной и зачастую очень эмоциональной оценке.

Такие слова лишь засоряют наш профессиональный язык и мешают нам правильно понять друг друга. Представьте, что бухгалтер по банку пришел к вам просить повышения заработной платы или помощника. Его аргументы — количество платежных поручений за последний год сильно увеличилось. О чем тут можно дальше говорить? Посмотришь — приходи. Поэтому первое, что нужно сделать — перейти от эмоций и субъективных оценок на язык цифр и фактов. Ведь бухгалтера даже должность обязывает разговаривать на таком языке!

Самый трудоемкий процесс на любом участке учета — обработка документов и формирование проводок. Допустим, мы посчитали, сколько именно документов оформляется в течение месяца. Но чтобы оценить эффективность работы бухгалтера, необходимо понимать, сколько времени тратится на эти документы. В этом помогут нормативы — удельные затраты времени на выполнение той или иной операции. От норматива нам требуются ориентиры, от которых можно отталкиваться. Против цифр, как говорится, не попрешь, и авторитетом или громким голосом не задавишь.

Обработка документов и формирование проводок — это самый трудоемкий процесс на любом участке учета, поэтому его нужно нормировать в первую очередь.

Первый: нужный норматив можно попробовать найти в каком-либо из открытых источников информации. Удобно использовать результаты исследований научных институтов, занимающихся нормированием труда. Второй метод: норматив определяется с помощью тестовой максимальной производительности. Замеры и исследования вы проводите сами.

Можно использовать: данные программы, в которой ведется учет тогда бухгалтер не будет знать, что за ним наблюдают , секундомер бухгалтер в курсе, что за ним наблюдают или данные учета рабочего времени бухгалтер сам сообщает, сколько времени заняло у него выполнение того или иного задания. Выбирая тот или иной способ, нужно понимать, что чем больше участия в разработке норматива принимает сам сотрудник, тем более щадящим получается норматив.

Главный бухгалтер устанавливает норматив самостоятельно исходя из своего профессионального опыта, интуиции и здравого смысла. Не стоит ждать, что норматив даст стопроцентную точность. Но все же важно не допустить слишком большую погрешность в вычислениях.

Иначе можно обидеть сотрудников, необоснованно упрекнув их в невыполнении нормативов. Однако большинство бухгалтерских продуктов слишком сложны для того, чтобы без предварительной подготовки устанавливать норму времени на их изготовление. Чтобы снизить погрешность и повысить точность норматива, разобьем сложносоставные продукты на несколько элементарных, с нормированием которых серьезно ошибиться нельзя.

Но и слишком большую погрешность допускать нельзя. Рассмотрим разные типы документов, которые обрабатывают бухгалтеры. Вот платежное поручение. Все платежки имеют практически одинаковый объем информации, поэтому вносишь в информационную систему одну или другую — трудозатраты примерно одинаковы.

И если вчера бухгалтер внес 20 платежек, а сегодня — 30, то мы можем с достаточной уверенностью сказать, что сегодня он сделал в полтора раза больше, чем вчера. Поэтому платежное поручение — это элементарный продукт, который не требует дальнейшего дробления. Еще один документ — накладная на отпуск материалов. Одна накладная содержит всего одно наименование ТМЦ. В другой может быть заполнено 10 строк, а третья вообще на нескольких страницах.

И если бухгалтер внес вчера те же 20 накладных, а сегодня 30, то, в отличие от платежек, эта информация нам ничего не скажет. В зависимости от количества строк трудозатраты на ввод накладных будут отличаться очень существенно. И вполне возможно, что бухгалтер работал вчера гораздо больше, чем сегодня, просто потому, что накладные были сложнее.

Таким образом, заполнение накладной — это сложносоставной продукт. Каждый из этих продуктов уже можно нормировать, так как время на их заполнение будет почти одинаковым. Далее суммируем все элементарные нормативы и получаем время на изготовление сложносоставного продукта.

А чтобы оценить общую загрузку сотрудника, складываем нормативное время по всем сложносоставным продуктам, которые он производит. Допустим, мы установили нормативное время на ввод одного платежного поручения в бухгалтерскую программу — 2 минуты. За день бухгалтер ввел 50 платежек. Умножаем 2 минуты на 50, получаем минут. С накладной сложнее. Норматив для шапки — 2 минуты, норматив для строки — 1 минута. Всего по нормативу должно быть израсходовано минут на заполнение накладных.

Складываем с платежками и получаем минут, или 9 часов работы бухгалтера. И не стоит бояться таких детальных расчетов. Во-первых, по-другому определить реальную загрузку бухгалтеров нельзя, погрешность будет слишком высокой. А во-вторых, получить данные о количестве введенных документов или строк за любой период день, неделю, месяц не составляет никакого труда.

Нужно просто один раз попросить программистов сформировать соответствующий отчет. Главное, чтобы каждый бухгалтер работал в программе под своим логином и паролем. Рассмотрим три склада. Если они сопоставимы по размеру и количеству хранящейся номенклатуры, мы должны разработать один норматив.

Выберем принцип СНЖ. Устанавливаем норматив: на один склад — 8 часов, то есть рабочий день. На три склада — три дня. Если же склады разные, то норматив нужен для каждого из них. Предположим, у нас есть автоматизированный склад автопокрышек 50 наименований , автоматизированный склад автозапчастей наименований и неавтоматизированный склад хозтоваров наименований.

Учтем, что инвентаризировать автоматизированные склады быстрее, поэтому элементарных продуктов будет два — инвентаризация одного наименования на автоматизированном и на неавтоматизированном складе. Производим замеры секундомером и получаем норматив для первого продукта — 2,5 минуты, для второго — 5 минут.

Учитывая возможные погрешности, можно округлить до 8—10 рабочих дней. И все же должен вас предупредить: иногда работа с нормативами не приносит тех положительных результатов, которые рассчитывает получить главный бухгалтер. Происходит это из-за попытки охватить нормированием одновременно всю работу бухгалтерии. Главбух берется сразу за все, а в результате ничего не успевает. Ни нормативы более-менее правдоподобные разработать, ни тем более отследить их выполнение. Нормирование — это очень хороший инструмент, если уметь им правильно пользоваться.

Чтобы начать работу с нормативами, нужно просто взять на себя посильную нагрузку. В частности, начинать нормирование нужно только с одного продукта, который вызывает у вас наибольшую тревогу с точки зрения потерь времени. Вообще продукты, которые подлежат нормированию в первую очередь, выбираются по принципу Парето: минимум вложений должен дать максимум результата.

И только после решения одной проблемы можно переходить к другой. То есть выбрать следующий продукт, по которому целесообразно провести нормирование. А потом определить и устранить причины, мешающие выполнять установленные нормативы. При этом совсем не имеет смысла браться за нормативы, где можно выгадать, грубо говоря, полкопейки, а сил и времени потратить при этом придется огромное количество.

Простой вариант. Все сотрудники — граждане РФ, получают фиксированные оклады, больничные официально не берут. Усложненный вариант. Плюс официально оформляются больничные листы, вычитаются алименты, погашаются кредиты. Часть сотрудников на окладе, у другой части сдельная оплата труда.

Усреднять время по всем сотрудникам в таком случае нельзя, слишком много тонкостей, из-за которых погрешность будет недопустимо большой. Поэтому в качестве элементарных продуктов следует брать не одного сотрудника, а одно начисление и одно удержание.

Рассылки subscribe. Сведения об организации. Версия для печати. Меньшиков Источник: Audit-it.

Методы контроля рабочего времени

Система Bitcop ведет количественный и качественный учет отработанного времени сотрудниками в разрезе ряда аналитик, формируя развернутую картину реального положения дел в организации. Система позволяет:. Система Bitcop позволяет оценить продуктивность работы на основании используемых сотрудником программ и сайтов в рабочее время. Система автоматически распределяет используемые программы на продуктивные, непродуктивные и нейтральные на основании заранее заданных настроек.

Самофотография рабочего времени — экономиста, бухгалтера, пример, образец заполнения

Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время. Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным.

Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно. Питер Ф. Друкер В статье рассматривается методика управления численностью офисных работников регламентированного труда бухгалтерия, кадровый документооборот, операционисты и т.

Для специалистов — несложен, у тех, кто не изучал экономику труда, может вызвать некоторые трудности. Если такая формула.

Численность работников по рабочим местам рассчитывается по формуле. Для расчета численности персонала можно использовать также некоторые статистические методы.

Баланс рабочего времени одного работника

Как разобраться, почему сотрудники не справляются с работой? Может они перегружены, и требуется дополнительный персонал, или же они недостаточно эффективно работают? При грамотной оптимизации процесса возможно сократить штат, не снижая при этом эффективности работы.

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня ФРД. Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

arbitrnw.ru

От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как следствие — объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Основные задачи анализа: — общая оценка полноты использования рабочего времени; — определение факторов и размер их влияния на использование рабочего времени; — оценка экстенсивности, интенсивности и эффективности использования персонала на предприятии; — выяснение причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени; — выявление резервов более полного и эффективного использования фонда рабочего времени персоналом предприятия. Данные о численности работников могут характеризовать размер предприятия, но они не дают представления о фактическом или возможном уровне использования ресурсов рабочей силы. Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в году просто не могли быть учтены.

Управление численностью работников

.

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня. Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ? работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы.

Как оценить эффективность работы и реальную загрузку каждого сотрудника бухгалтерии

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где взять людей: 10 способов поиска сильных сотрудников
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марина

    Байт на кружку))

  2. Вероника

    Р.S. Очень интересна ваша точка зрения как специалиста праву! Спасибо.